LEGISLACIÓN APLICABLE

Este documento fue elaborado teniendo en cuenta las disposiciones legales establecidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. Estas Políticas se actualizarán con todas las demás normas que complementen o sustituyan a las anteriores. En razón de lo anterior, el portal filateliacolombiana.com y la compañía MasterCommerce SAS, identificada con NIT 901.363.933-2, presentan a continuación su Política de Privacidad y Tratamiento de los Datos Personales que reposan en sus bases de datos. Los datos objeto de la presente Política, pertenecen a las personas naturales titulares de la información, que han autorizado a MasterCommerce SAS para manejarlos de conformidad con los lineamientos corporativos y la presente Política.

DEFINICIONES

En el contexto de la presente política, se definen los principales términos utilizados y relacionados así:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la ley 1266 de 2008.

Dato sensible: Se entiende por dato sensibles aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como los que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

OBJETIVO

Establecer los lineamientos para obtener la autorización de los titulares, efectuar el tratamiento de los datos personales, las finalidades de uso, los derechos que le asisten a sus titulares, los canales de atención, así como los procedimientos internos para el tratamiento.

ALCANCE

Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de MasterCommerce SAS y su portal www.filateliacolombiana.com, quienes actúan como responsables del tratamiento de datos personales.

PRINCIPIOS

Los principios que se establecen a continuación, constituyen los parámetros generales que serán respetados por MasterCommerce SAS y su portal www.filateliacolombiana.com en los procesos de recolección, uso y tratamiento de Datos Personales.

  • Legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente política, es una actividad que debe sujetarse a lo establecido en todas las disposiciones legales.
  • Finalidad: El Tratamiento de los Datos Personales recogidos por MasterCommerce SAS y su portal www.filateliacolombiana.com, debe obedecer a una finalidad legítima de la cual debe ser informado el Titular.
  • Libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  • Veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  • Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de MasterCommerce SAS y su portal www.filateliacolombiana.com en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
  • Acceso y circulación restringida: El Tratamiento sólo podrá hacerse por las personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los Datos Personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
  • Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de MasterCommerce SAS y su portal www.filateliacolombiana.com, se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento

AUTORIZACIÓN

La recolección, almacenamiento, uso, circulación y en general el Tratamiento de los Datos Personales que reposen en las Bases de Datos de MasterCommerce SAS y su portal www.filateliacolombiana.com, requieren del consentimiento libre, previo, expreso e informado de los Titulares de los mismos. MasterCommerce SAS, en su condición de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, ha dispuesto los mecanismos necesarios para obtener la Autorización de los Titulares de los datos, con anterioridad a la recolección de sus datos, garantizando en todo caso que sea posible verificar y probar el otorgamiento de dicha Autorización. Los datos personales de los Titulares se mantendrán en las Bases de datos de MasterCommerce SAS y su portal  www.filateliacolombiana.com, durante el tiempo que los mismos sean utilizados para los fines autorizados, a menos que el Titular solicite su eliminación.

MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN

La Autorización puede realizarse a través de un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, sitio web o también de manera verbal o telefónica o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta; o mediante una conducta inequívoca del Titular que permita concluir de forma razonable que otorgó la autorización; o a través de un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haber obtenido el consentimiento del Titular, los datos nunca hubieren sido recolectados y almacenados en la Base de Datos.

Por medio de la Autorización, se informa lo siguiente al Titular de los Datos Personales:
a) ¿Quién recopila su información personal?
b) ¿Qué datos son recopilados?
c) ¿Para qué se recogen los datos?
d) ¿Cómo ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los Datos Personales suministrados?
e) Que en el caso de Datos Sensibles, no está obligado a autorizar su Tratamiento.

PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN

MasterCommerce SAS y su portal www.filateliacolombiana.com, adoptarán las medidas necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos que establezcan cuándo y cómo se obtuvo la Autorización por parte de los titulares de Datos Personales para su Tratamiento.

AVISO DE PRIVACIDAD

El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es puesto a disposición del Titular para que éste se informe del Tratamiento que MasterCommerce SAS y su portal www.filateliacolombiana.com le darán a sus Datos Personales con anterioridad al momento en que se autorice la recolección de los mismos. A través de
este documento se informa al Titular la existencia de la presente Política de Tratamiento de Datos y de las características que la conforman.

Este aviso contendrá las siguientes secciones:

  • La identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable del Tratamiento.
  • El tipo de Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
  • Los derechos que le asisten al Titular.
  • Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable, para que el Titular conozca la política de Tratamiento de Datos y los posibles cambios que produzcan en ella.
  • La forma de acceder o consultar la política de Tratamiento de Datos Personales.

MasterCommerce SAS y su portal www.filateliacolombiana.com, conservarán el modelo del Aviso de Privacidad que se transmitió a los Titulares mientras en el momento de su aceptación mientras perduren las obligaciones que de éste se deriven. Para su almacenamiento se emplearán medios informáticos, electrónicos o de cualquier otra tecnología.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013 el Titular de los Datos Personales tiene los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a MasterCommerce SAS y su portal www.filateliacolombiana.com, en su condición de Responsable del Tratamiento.


b) Solicitar prueba de la Autorización otorgada a MasterCommerce SAS o su portal www.filateliacolombiana.com, en su condición de Responsable del Tratamiento.


c) Presentar solicitud a MasterCommerce SAS o su portal www.filateliacolombiana.com, para ser informado respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.


d) Presentar quejas o reclamos ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento.


e) Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.


f) Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

MasterCommerce SAS mantendrá habilitados medios de contacto para que los Titulares de datos puedan ejercer sus derechos y dar aplicación a los procedimientos previstos en esta Política, los cuales serán informados y puestos a disposición en el Aviso de Privacidad.

DEBERES DE MASTERCOMMERCE SAS COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

MasterCommerce SAS y su portal www.filateliacolombiana.com tendrán presente, en todo momento, que los Datos Personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente y respetando la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas aplicables sobre protección de Datos Personales.

De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013, MasterCommerce SAS y su portal www.filateliacolombiana.com se comprometen a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el Tratamiento de Datos Personales:

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la Autorización otorgada.
  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Realizar la actualización, rectificación o supresión de los datos de acuerdo con lo establecido en las disposiciones legales vigentes.
  • Suministrar al Encargado del Tratamiento, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
  • Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  • Informar al Titular sobre el uso dado a sus datos cuando éste lo solicite.
  • Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la normatividad vigente.
  • Insertar en la Base de Datos el texto “información en discusión judicial” o “reclamo en trámite” así como la motivación del mismo en caso de notificación de un proceso judicial o reclamación.
  • Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  • Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los mecanismos de seguridad dispuestos y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Designar en la organización un área que asuma la función de protección de Datos Personales, que dará trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de los derechos que les concede la ley vigente.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES

Para facilitar el ejercicio de los derechos que la ley 1581 de 2012 “por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” , MasterCommerce SAS y su portal www.filateliacolombiana.com ponen a disposición los mecanismos para que se puedan ejercer los derechos sobre los datos personales a los cuales realiza tratamiento.

DERECHO DE ACCESO

El derecho de acceso permite al interesado conocer y obtener gratuitamente información sobre sus datos de carácter personal sometidos a tratamiento:

(i) al menos una vez cada mes calendario

(ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

La consulta será atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. En el supuesto de que la solicitud no reúna los requisitos formales que exige la normativa en materia de protección de datos, se solicitará al interesado la subsanación de los mismos, con el fin de poder atender su derecho de acceso.

DERECHO DE ACTUALIZACIÓN Y RECTIFICACIÓN

El Titular que considere que la información contenida en las bases de datos que son objeto de tratamiento por parte de MasterCommerce SAS y su portal www.filateliacolombiana.com debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo.

La solicitud de reclamo debe ser dirigida a MasterCommerce SAS , con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

El beneficiario puede solicitar la rectificación de los datos que considere inexactos o incompletos, debiendo aportar a tal efecto los documentos avalen su pretensión e indicar los datos que considere incorrectos o inexactos.

DERECHO DE SUPRESIÓN DE DATOS

El titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar a MasterCommerce SAS y su portal www.filateliacolombiana.com la supresión (eliminación) de sus datos en cualquiera de los siguientes eventos:

i) Cuando considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.

ii) Cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.

iii) Cuando se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por Commerce SAS. Sin embargo, este derecho del titular no es absoluto y en consecuencia MasterCommerce SAS y su portal www.filateliacolombiana.com podrán negar el ejercicio del mismo cuando:

  1. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
  3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD

El Titular sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante MasterCommerce SAS y su portal www.filateliacolombiana.com, de acuerdo al articulo 16 de la ley 1581 de 2012.

FINALIDAD DEL TRATAMIENTO

MasterCommerce SAS y su portal www.filateliacolombiana.com recolectan, almacenan, usan, circulan, Transmiten y Transfieren Datos Personales de sus clientes, proveedores, empleados, posibles clientes, posibles empleados y posibles proveedores con fines de control, seguridad, establecimiento de relaciones comerciales o jurídicas, procesos judiciales, requerimientos de autoridades administrativas y para futuras referencias, dentro y fuera de Colombia.

Los Datos Personales serán tratados con el objeto de:

a) Cumplir con las obligaciones legales y/o contractuales de las Entidades autorizadas, en razón del desarrollo de su actividad civil y comercial.

b) Gestionar datos relacionados con recursos humanos, procesos de selección, reportes de desempeño de trabajadores, gestión de relaciones laborales, pago de nómina y cumplimiento de obligaciones legales.

c) Gestionar actividades internas de MasterCommerce SAS como contabilidad, reportes financieros y de gestión, presentación y pago de impuestos, y procesos de auditoría interna o externa.

d) Cumplir con obligaciones legales, tales como control del lavado de activos y de la financiación del terrorismo.

e) Lograr una eficiente comunicación con el Titular de la información, a través de cualquier medio de contacto, relacionada con nuestros productos, servicios, promociones, alianzas, estudios, concursos, eventos, contenidos, campañas publicitarias y de mercadeo, canales de atención y presencia en redes sociales.

f) Proveer los servicios y/o productos de MasterCommerce SAS y su portal www.filateliacolombiana.com

g) Informar sobre cambios de nuestros productos o servicios o sobre el lanzamiento de nuevos productos o servicios que estén relacionados con los contratados o adquiridos.

h) Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas con clientes, proveedores, empleados, prestadores de servicios y aliados.

i) Evaluar la calidad del servicio.

j) Entregar y ofrecer al Titular de forma general o segmentada, información, contenido y/o publicidad, de MasterCommercea SAS y su portal www.filateliacolombiana.com

k) Elaborar y reportar información estadística, encuestas de satisfacción, estudios y análisis de mercado incluyendo la posibilidad de contactarlo para dichos propósitos por parte de MasterCommerce SAS y su portal www.filateliacolombiana.com

l) Identificar, recolectar y asociar a los datos, información sobre preferencias de navegación y datos de georreferenciación del titular para mejorar la experiencia del usuario, conocer su perfil de navegación y entregar información y/o publicidad segmentada sobre productos y/o servicios propios

m) Identificar, recolectar y asociar a los datos, información sobre sus hábitos de compra o intereses tales como asistencia a eventos, uso de promociones, uso de redes sociales y otras interacciones con MasterCommerce SAS y su portal www.filateliacolombiana.com

n) Transmitirlos, dentro o fuera de Colombia (sin importar el país de destino), a terceros que actúen como encargados del tratamiento y que provean a MasterCommerce SAS y su portal www.filateliacolombiana.com, servicios tecnológicos. En consecuencia, el titular entiende y acepta que mediante la presente autorización concede a los encargados del tratamiento, autorización para acceder a sus Datos Personales en la medida en que así lo requieran para la prestación de los servicios para los cuales fueron contratados.

o) Recolección y entrega de información ante autoridades públicas o privadas, nacionales o extranjeras cuando se requiera para dar cumplimiento a sus deberes legales o reglamentarios tales como prevención de la evasión fiscal, lavado de activos y financiación del terrorismo.

p) Hacer perfilamientos de bases de datos o generar perfiles básicos y demográficos con los datos personales, así como lograr la completitud de datos de contacto mediante el cruce de bases de datos de MasterCommerce SAS y su portal www.filateliacolombiana.com  y otras entidades adscritas al grupo Masters de Colombia, compuesto además por MasterPredios SAS, MasterInfo SAS y MasterSoft Colombia SAS.

q) Contactar con clientes, empleados, proveedores, prestadores de servicios y aliados para el envío de información o cualquier otra finalidad que resulte en desarrollo o ejecución de las relaciones contractuales, comerciales y legales a que haya lugar.

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, MasterCommerce SAS y su portal www.filateliacolombiana.com adoptarán las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.


El Administrador de la Base de Datos velará por la seguridad de las Bases de Datos y vigilará la debida aplicación de la presente Política de Privacidad.

Así mismo se realizarán las siguientes actividades para garantizar la seguridad de la información:

  • Capacitación del personal que ingresa a la Compañía acerca de la Política de Tratamiento de Datos Personales y los mecanismos y protocolos de seguridad para garantizar su correcto tratamiento.
  • Identificación y estructuración de las Bases de Datos que almacenan datos de carácter personal y descripción de los sistemas de información que los tratan.
  • Implementación de procedimientos de realización de copias de respaldo y de recuperación de los datos de caracter personal.
  • Realización de controles periódicos para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el procedimiento de seguridad implementado.

RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES

MasterCommerce SAS y su portal www.filateliacolombiana.com han designado al Administrador de Bases de Datos como responsable de cumplir con la función de protección de datos personales, así mismo para recibir las solicitudes de consulta, actualización, rectificación, revocatoria y supresión de datos personales. Para lo anterior se han establecido los siguientes medios para la presentación de solicitudes:

Escrito: Calle 140 No. 19-24 Oficina 302, Bogotá D.C, Colombia
Teléfono Fijo: +57 1 9074616
Teléfono Celular: +57 3102584919
Correo electrónico: filateliacolombiana@gmail.com
Página Web: www.filateliacolombiana.com

VIGENCIA

Esta Política de Protección de Datos Personales ha sido aprobada y adoptada por el Comité de Gestión y desempeño o la instancia que haga sus veces en sesión del 19 de abril de 2021 y con vigencia desde su aprobación.